PENGELOLAAN KEARSIPAN BERBASIS WEB

PENGELOLAAN KEARSIPAN BERBASIS WEB

 

Berdasarkan  Pasal  30 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan, pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh pencipta arsip, diantaranya adalah pemerintah daerah. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Saat ini Pemerintah Kabupaten Magelang bekerja sama dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sedang mengembangkan pengelolaan kearsipan berbasis teknologi informasi, khususnya dalam pengelolaan arsip dinamis, yang diberi nama Sistem Kearsipan Dinamis (SKD). Sistem Kearsipan Dinamis adalah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk pengelolaan arsip-arsip dinamis aktif pada SKPDdi Lingkungan Pemerintah Kabupaten Magelang . Sistem ini dibangun untuk mempermudah manajemen dan pendistribusian surat masuk/keluar sehingga terdapat acuan dan keseragaman dalam pengelolaan surat masuk/keluar secara otomasi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Magelang

Pengelolaan Kearsipan menggunakan Sistem Kearsipan Dinamis (SKD) ini bertujuan untuk mewujudkan pengelolaan arsip dinamis yang lebih efektif dan efisien berbasis teknologi informasi serta lebih mudah dalam penemuan kembali arsip.  Selama ini pengelolaan arsip yang meliputi pengurusan surat dan penemuan kembali arsip masih dilaksanakan secara manual. Seiring dengan semakin berkembangnya teknologi informasi untuk pengelolaan arsip juga bisa dilaksanakan dengan Sistem Kearsipan Dinamis. Tentunya penggunaan Sistem Kearsipan Dinamis ini juga membutuhkan dukungan, antara lain sumber daya manusia yang menguasai teknologi informasi dan komunikasi, sarana parasarana pendukung antara lain, jaringan internet, komputer, scanner dan printer.

Penerapan Sistem Kearsipan Dinamis ini dimulai dengan kegiatan sosialisasi Sistem Kearsipan Dinamis kepada 110 pengelola arsip di SKPD dan sekolah SMP N se Kabupaten Magelang, yang telah dilaksanakan pada tanggal 08 s/d 10 Mei 2017 di Ruang Rapat Bina Praja.

Untuk mengetahui sejauhmana pelaksanaan Sistem Kearsipan Dinamis di SKPD dan SMP N Se Kabupaten Magelang, serta  untuk mengetahui permasalahan dan kendala terkait pelaksanaan SKD, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan melaksanakan monitoring tindaklanjut sosialisasi SKD ke 31 sekolah dan SKPD yang dimulai pada tanggal 07 Agustus 2017.

Kegiatan monitoring ini juga bertujuan untuk memberikan motivasi kepada pengelola arsip agar bisa melaksanakan pengelolaan arsip dengan SKD, juga untuk memberikan dorongan kepada pengampu kebijakan agar menyediakan sarana prasarana, seperti printer, scanner terkait pelaksanaan SKD.