Sosialisasi Sistem Kearsipan Dinamis Kab. Magelang Tahun 2017

Sosialisasi Sistem Kearsipan Dinamis Kab. Magelang Tahun 2017

Pada hari Senin sampai dengan Rabu tanggal 08 Mei 2017 sampai dengan 10 Mei 2017 telah dilaksanakan Sosialisasi Sistem Kearsipan Dinamis Kab. Magelang Tahun 2017 di Ruang Rapat Bina Praja Setda Kab. Magelang, dihadiri oleh Narasumber dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, BKPPD, Dinas Pendidikan dan Kebudayaan, Diskominfo dan Bagian Organisasi, pengelola arsip pada SKPD dan SMP Negeri se-Kabupaten Magelang.

Sesuai dengan amanat Undang-Undang no 43 tahun 2009 ttg kearsipan.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan, pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh pencipta arsip, diantaranya adalah pemerintah daerah. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Saat ini Pemerintah Kabupaten Magelang bekerja sama dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sedang mengembangkan pengelolaan kearsipan berbasis teknologi informasi, khususnya dalam pengelolaan arsip dinamis, yang diberi nama Sistem Kearsipan Dinamis (SKD). 

Sistem  Kearsipan Dinamis  adalah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk pengelolaan arsip-arsip dinamis aktif pada SKPD di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Magelang . Sistem ini dibangun untuk mempermudah manajemen dan pendistribusian surat masuk/keluar  sehingga terdapat acuan dan keseragaman dalam pengelolaan surat masuk/keluar secara otomasi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Magelang.

Pengelolaan Kearsipan menggunakan Sistem Kearsipan Dinamis (SKD) ini bertujuan untuk  mewujudkan pengelolaan arsip dinamis yang lebih efektif dan efisien berbasis teknologi informasi serta lebih mudah dalam penemuan kembali arsip.  Selama ini pengelolaan arsip yang meliputi pengurusan surat dan penemuan kembali arsip masih dilaksanakan secara manual. Seiring dengan semakin berkembangnya teknologi informasi untuk pengelolaan arsip juga bisa dilaksanakan dengan Sistem Kearsipan Dinamis. Tentunya penggunaan Sistem Kearsipan Dinamis ini juga membutuhkan dukungan, antara lain sumber daya manusia yang menguasai teknologi informasi dan komunikasi, sarana parasarana pendukung antara lain, jaringan internet, komputer, scanner dan printer.

Sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Bab II, Pemerintah berkewajiban menyelenggrakan Sistem Kearsipan Nasional yang komprehensif dan terpadu dengan mengimplementasikan prinsip, kaidah, norma, standar, prosedur, dan kriteria, pembinaan kearsipan, sistem pengelolaan arsip, sumber daya pendukung, serta peran serta masyarakat dan organisasi profesi yang sedemikian rupa, sehingga mampu merespons tuntutan dinamika gerak maju masyarakat, bangsa, dan negara ke depan

Arsip harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya karena arsip berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara.