PEMBINAAN PA PERCONTOHAN TERTIB ARSIP

Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Magelang, pada tahun  ini membina empat (4) pencipta arsip (PA) percontohan di jajaran Pemerintah Kabupaten Magelang. PA percontohan yang mendapatkan pembinaan adalah Kantor Kecamatan Bandongan, Kantor Kecamatan Mungkid, Dinas Pariwisata dan Olah Raga, dan Bappeda dan Litbangda. Tujuan dilaksanakannya PA percontohan adalah agar PA dapat menerapkan arsip secara baku sehingga tercipta SKPD Percontohan Tertib arsip.

Pembinaan PA Percontohan Bandongan

Kegiatan pembinaan PA Kantor Kecamatan Bandongan dilaksanakan pada tanggal 20 Januari sampai dengan 31 Januari 2020. Dilanjutkan dengan pembinaan di PA Dinas Pariwisata dan Olah Raga pada tanggal 12 sampai dengan 28 Pebruari 2020. Pembinaan PA percontohan Kantor Kecamatan Mungkid dilaksanakan pada tanggal 08 sampai dengan 19 Juni 2020. Sedangkan pembinaan PA Bappeda dan Litbangda dimulai tanggal 05 sampai dengan 16 Oktober 2020. 

Penujukan PA percontohan tersebut diawali dengan monitoring dan evaluasi terhadap PA yang dinilai layak yaitu PA yang telah memiliki Sarpras memadai seperti telah memiliki filling cabinet, rak arsip, dan kardek, mempunyai ruang arsip. Dan yang tidak kalah pentingnya, adalah memiliki SDM yang kompeten, setidaknya tiga (3)  orang petugas pengelola arsip.

Kecamaan Badongan PA percontohan tahun 2020

Pada pelaksanaan pembinaan, Dispuspa akan memberikan batuan personil secukupnya untuk melaksanakan kegiatan pembenahan kearsipan. Tidak hanya itu, Dispuspa juga memberikan bantuan penataan arsip antara lain : Map gantung, sekat, kertas paying, dus arsip, tali raffia.

Kegiatan pembinaan yang dilaksanakan meliputi:

1.      Pembuatan sentral file, sebagai contoh di secretariat atau salah satu bidang atau salah satu seksi. Sentral file adalah  pusat berkas atau pusat penyimpanan arsip aktif.

2.      Penataan arsip in aktif. arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Jadi arsip inaktif adalah arsip yang sudah jarang digunakan bagi kepentingan pelaksanaan kegiatan instansi.  

3.      Penataan arsip vital. Arsip vital adalah arsip dinamis yang esensial dan mempunyai fungsi berkelanjutan pada suatu organisasi, baik sebelum maupun sesudah adanya keadaan darurat (emergency) dan arsip tersebut harus dilindungi secara baik karena terkait dengan organisasi, pekerja, pimpinan sebagai penentu kebijakan, konsumen dan masyarakat

4.      Pelaksanaan Pengurusan Surat dengan menggunakan aplikasi system kearsipan dinamis (SKD).

Terwujudnya pencipta arsip yang tertib arsip merupakan indikator capaian kinerja kearsipan bersama dengan peningkatan arsip yang dikelola setiap tahun. Untuk kegiatan pembinaan PA percontohan merupakan kegiatan berkelanjutan setiap tahun SKPD yang dibina berganti-ganti. (Anang Kusbandianto/arsiparis ahli madya)